Hur fungerar Finago-integrationen?

I den här artikeln beskrivs hur man konfigurerar och använder Finago-integrationen i Sharefox.

Så här gör du:

Hur förbereder jag mig inför integrationen mellan Finago och Sharefox?

När du har skapat ett Finago-konto för ditt företag kan du gå vidare med Sharefox-integrationen. Först måste du lägga till en särskild administratörsanvändare som Sharefox-applikationen ska använda, och skicka viss information till Sharefox på Support.

Finago-kontonamn

Skicka ditt kontonamn till Sharefox på Support: Leta reda på det företagsnamn som visas i ditt Finago-konto uppe till höger (obs: se till att ange exakt namn för att säkerställa att integrationen fungerar smidigt)

Åtkomst för användare av Finago API

Därefter måste du lägga till ett Sharefox-konto ( support@sharefox.no) som användare på din Finago-plattform. Det gör du genom att gå till plattformen och klicka på Administration > Företagsadministration

Gå till fliken Användare ▸ klicka på Lägg till extern användare▸skriv Sharefox e-post och klicka på plusknappen "+". Det finns inget behov av att välja användarpaket just nu, klicka bara på Nästa. 

Efter att ha klickat på Nästa har du olika paket som du kan tillåta användaren att ha och klicka på Bjud in. Du behöver bara välja Faktureringspaket för Sharefox-användare, andra behövs inte.

När du har genomfört dessa steg är det Sharefox Support :s uppgift att sköta den vidare integrationen med Finago. När du har fått bekräftelse på att integrationen är klar kan du börja skicka fakturor.

Användning:

Följande avsnitt gäller endast butiker som använder Finagos bokföringsintegration.

Hur skapas en Finago-faktura?

En faktura som skapas i Sharefox kan överföras till Finago på följande sätt. 

Vad ska jag göra i Sharefox? 

När du har skapat en order kan du lägga till en faktura och överföra den till Finago genom att följa dessa steg:

• Skapa en faktura för din order ▸ Kontrollera att fakturauppgifterna är fullständiga
• Se till att / ändra fakturatyp till Data för redovisning
• Klicka på Skicka faktura 

Vad händer i Finago? 

Systemet kommer automatiskt att utföra följande steg:

1. Hitta rätt kund. Systemet kommer att kontrollera i Finago om kunden finns genom att söka på e-postadress och organisationsnummer (om sådant har angetts)
   • Om kunden finns uppdateras uppgifterna med de egenskaper som tillhandahålls i Sharefox-appen (t.ex. adress)
   • Om kunden inte finns skapas en ny kund i Finago utifrån de uppgifter som lämnats
   • Om organisationsnamnet anges kommer kundnamnet i Finago att vara detsamma som organisationsnamnet i Sharefox, och kundnamnet i Sharefox kommer att läggas till som en fakturakommentar i Finago.
2. Skapa en ny order i Finago
   • Systemet kommer att söka efter en generisk produkt i Finago som är avsedd för uthyrningstjänster genom att söka på egenskapen ”produktnamn”, vilken definieras som en inställning i Sharefox. 
   • Om en sådan produkt inte finns kommer den att skapas
   • vi skapar en ny produkt med tillhandahållna data och tilldelar den till den tillhandahållna kategorin som också ställs in från affärsinställningar samma som produktnamnet (till exempel: "SharefoxRental")
   • Om kategorin inte finns, skapar vi en ny med det angivna namnet
   • Vi kommer att leta efter moms med given procentsats per rad
   • Sedan genererar vi en fakturarubriksrad för varje hyrd produkt. Till exempel ser en faktura artikelrad ut som: Traktor (2021-01-10 - 2021-01-12)' tillsammans med övriga fält (pris, rabatt och moms)
   • Skicka dessa förberedda uppgifter till Finago och skapa en beställning
3. Enorder skapas.Observera att denna order inte skickas direkt till slutkunden. Den måste publiceras som en faktura via Finago-appen.

Kan jag se om en faktura har betalats?

Detta avsnitt gäller endast butiker som använder Finagos bokföringsintegration.

Om en faktura har skickats till Finago kan du kontrollera om den har betalats genom att klicka på ”Kontrollera status” i Sharefox. Då görs en förfrågan till Finago och fakturans status visas (betald eller obetald).

Observera att detta avser fakturastatusen i Finago, inte betalningsstatusen för beställningen i Sharefox.

För att se om en kund har betalat för en order i Sharefox öppnar du ordern och kontrollerar fliken Betalningar: Admin > Order > [Order-ID] > Betalningar