Beställningar: kategorier och status

På bilden ovan kan vi se 10 olika kategoriseringar som systemet utför automatiskt när du skapar / tar emot nya order:

• REF: detta är den unika kod som automatiskt ges av systemet till varje inskickad produkt
• CREATED: detta är orderns skapandedatum
• CUSTOMER: namnet på den kund som skapade ordern
• PRODUCTS: namnet på den beställda produkten
• STARTTID: det datum och den tid som kunden vill starta uthyrningen 
• END TIME: det datum och den tid som kunden vill avsluta uthyrningen
• DISTRIBUTION: Om ditt företag har flera platser som kunden kan välja mellan visas den valda platsen som kunden har valt

• STATUS: Här hittar du statusen för de order som kommer in. Här är beskrivningarna av de statusar du kan använda:
  • BOOKED: Ordern har granskats och produkten är nu bokad för den valda tidsperioden
  • STÄNGD: Produkten har returnerats och ordern anses nu vara "avslutad"
  • AVBESTÄLLD: Ordern har annullerats av administratören
  • ÄNDRAD: Ordern har ändrats från den ursprungliga
• DELIVERY STATUS: Här kommer du bland annat att kunna se om produkten har delats ut/levererats tillbaka etc. Obs: Du kan läsa mer om DELIVERY STATUS här.
• PRIS EXC. MOMS/INK. Moms: Här hittar du det totala beloppet för beställningen med och utan moms

Status

Sharefox erbjuder flera hjälpmedel på ordersidan för att du som administratör ska kunna hålla god kontroll på beställningarna. Nedan går vi igenom de tre viktigaste statusuppdateringarna för dig efter att du mottagit en order. Obs: Dessa statusuppdateringar är inte obligatoriska för beställningar. Dessa statusuppdateringar finns till för att ge dig och din personal bättre hantering av ordervägen.I bilden ovan ser vi 3 olika statusuppdateringar som du kan använda.

• INVENTARIE-ID: Om du har olika typer av samma produkt i lager, men med olika ID:n, kan du enkelt delegera rätt produkt-ID till den här ordern. Om det inte spelar någon roll om kunden får den ena eller den andra produkten kan du helt enkelt låta statusen vara som den var från början.
  • Exempel 1: Ola har 2 lastbilar med släp. Det finns ingen skillnad mellan dem, så Ola väljer att inte göra något med denna status.
  • Exempel 2: Ola har 2 lastbilar med släp. Båda har samma pris, men den ena är något större än den andra, och kunden behöver lasta lite varor och behöver den större lastbilen för det ursprungliga priset. Ola väljer då att delegera den större lastbilen till denna order genom att välja rätt lager-ID.
    
    *Det kan vara användbart att markera produktens unika kod för att övervaka dess förbrukning 
• ITEM STATUS: Med denna statusuppdatering kan du behålla kontrollen över hela livscykeln för kundens uthyrning. Nedan kan du se de olika alternativen i rullgardinsmenyn:
  • PACKED: Om det finns flera anställda som använder och kontrollerar inkommande order är denna statusuppdatering användbar så att varje kollega vet statusen för ordern
  • KONTROLLERAD OK: Denna statusuppdatering tillämpas efter att kundens uthyrning har avslutats. Om du väljer "checkat ok" innebär det att produkten levererades i tid och utan några skador
  • CHECKED DIRTY: Denna statusuppdatering bör tillämpas efter det att hyresavtalet med kunden har upphört. Om du väljer "checked dirty" innebär det att produkten levererades, men att riktlinjerna för rengöring inte följdes. Du kan då välja att dra av depositionen, eller en del av den. Läs mer om depositionen här.
    
    *Vi rekommenderar att du inkluderar rengöringsanvisningarna både i produktbeskrivningen och i de allmänna villkoren. Du kan också välja att lägga till "städning" som ett "tillbehör"
  • CHECKED DAMAGED: bör tillämpas efter det att hyresavtalet med kunden har avslutats. Genom att välja checkad skadad säger du att produkten levererades, men skadades under uthyrningen. Du kommer då att utöva din rätt att dra av kundens deposition till följd av detta i efterhand. Läs mer om depositionen här.
  • KONTROLLERAD SAKNAS: Denna statusuppdatering bör tillämpas efter att uthyrningen har avslutats. Genom att välja markerad saknas anger du att något saknas från den här produkten eller själva produkten. Du kommer då att utöva din rätt att dra av kundens deposition, eller en del av den, som en följd av detta. Läs mer om depositionen här.
  • AVBOKAD: Välj denna statusuppdatering om kunden ångrar sig eller inte vill ha en produkt i en order.
• LEVERANSSTATUS: Med statusuppdateringar under leveransstatus kan du och dina kollegor hela tiden hålla koll på vad som händer med produkten rent fysiskt och hålla alla uppdaterade om statusen på uthyrningen.
  
  Nedan kan du se de olika alternativen i rullgardinsmenyn:
  • IN PREPARATION: ska användas när du förbereder din produkt för leverans
  • KLAR FÖR TRANSPORT: kan användas när produkten är klar för transport
  • IN TRANSPORT OUT: Denna uppdatering indikerar att produkten håller på att skickas till kunden
  • READY PICKUP: kan användas när produkten är redo att hämtas. 
  • PICKED UP: kan användas när produkten hämtas/tas emot av kunden
  • RETURNED: kan användas när produkten returneras av kunden
  • IN TRANSPORT RETURN: kan användas när produkten returneras av kunden
  • KLAR FÖR UTKASSERING: kan användas när produkten har skickats och är klar för utcheckning
  • CHECKED: kan användas när produkten har skickats och är kontrollerad
  • CLOSED: kan användas när produktuthyrningen är avslutad