Beställningar Kategorier och statusar

Kategorier

På bilden ovan kan vi se 10 olika kategoriseringar som systemet utför automatiskt när du skapar / tar emot nya order:

• REF: detta är den unika kod som automatiskt ges av systemet till varje inskickad produkt
• CREATED: detta är orderns skapandedatum
• CUSTOMER: namnet på den kund som skapade ordern
• PRODUCTS: namnet på den beställda produkten
• STARTTID: det datum och den tid som kunden vill starta uthyrningen 
• END TIME: det datum och den tid som kunden vill avsluta uthyrningen
• DISTRIBUTION: Om ditt företag har flera platser som kunden kan välja mellan visas den valda platsen som kunden har valt
• STATUS: Här hittar du statusen för de order som kommer in. Här är beskrivningarna av de statusar du kan använda:
  • BOOKED: Ordern har granskats och produkten är nu bokad för den valda tidsperioden
  • STÄNGD: Produkten har returnerats och ordern anses nu vara "avslutad"
  • AVBESTÄLLD: Ordern har annullerats av administratören
  • ÄNDRAD: Ordern har ändrats från den ursprungliga
• DELIVERY STATUS: Här kommer du bland annat att kunna se om produkten har delats ut/levererats tillbaka etc. Obs: Du kan läsa mer om DELIVERY STATUS här.
• PRIS EXC. MOMS/INK. Moms: Här hittar du det totala beloppet för beställningen med och utan moms

Status

Sharefox erbjuder flera hjälpmedel på ordersidan för att du som administratör ska kunna hålla god kontroll på beställningarna. Nedan går vi igenom de tre viktigaste statusuppdateringarna för dig efter att du mottagit en order. Obs: Dessa statusuppdateringar är inte obligatoriska för beställningar. Dessa statusuppdateringar finns till för att ge dig och din personal bättre hantering av ordervägen.

I bilden ovan ser vi 3 olika statusuppdateringar som du kan använda.

LAGER-ID:Om du har olika varianter av samma produkt i lagret, men med olika ID-nummer, kan du enkelt tilldela rätt produkt-ID till denna beställning. Om det inte spelar någon roll vilken variant kunden får kan du helt enkelt låta detta fält stå som det var från början.

• Exempel 1: Ola har 2 lastbilar med släp. Det finns ingen skillnad mellan dem, så Ola väljer att inte göra något med denna status.

• Exempel 2: Ola har två lastbilar med släp. Båda kostar lika mycket, men den ena är något större än den andra, och kunden behöver transportera en viss mängd gods och behöver den större lastbilen till samma pris. Ola väljer då att tilldela den större lastbilen till denna beställning genom att ange rätt lager-ID. 

  *Det kan vara bra att notera produktens unika kod för att hålla koll på förbrukningen 

Artikelns status

Med denna statusuppdatering kan du behålla kontrollen över hela livscykeln för kundens uthyrning. Nedan kan du se de olika alternativen i rullgardinsmenyn:

• PACKED: Om det finns flera anställda som använder och kontrollerar inkommande order är denna statusuppdatering användbar så att varje kollega vet statusen för ordern
• KONTROLLERAD OK: Denna statusuppdatering tillämpas efter att kundens uthyrning har avslutats. Om du väljer "checkat ok" innebär det att produkten levererades i tid och utan några skador

• KONTROLLERAD – SMUTSIG:Denna statusuppdatering ska göras efter att hyresavtalet med kunden har löpt ut. Om du väljer ”kontrollerad – smutsig” innebär det att produkten har levererats, men att rengöringsanvisningarna inte har följts. Du kan då välja att dra av hela eller en del av depositionen. Läs mer om depositionen här.

  *Vi rekommenderar att du inkluderar rengöringsanvisningarna både i produktbeskrivningen och i användarvillkoren. Du kan också välja att lägga till ”rengöring” som en "tillbehör"

• CHECKED DAMAGED: bör tillämpas efter det att hyresavtalet med kunden har avslutats. Genom att välja checkad skadad säger du att produkten levererades, men skadades under uthyrningen. Du kommer då att utöva din rätt att dra av kundens deposition till följd av detta i efterhand. Läs mer om depositionen här.
• KONTROLLERAD SAKNAS: Denna statusuppdatering bör tillämpas efter att uthyrningen har avslutats. Genom att välja markerad saknas anger du att något saknas från den här produkten eller själva produkten. Du kommer då att utöva din rätt att dra av kundens deposition, eller en del av den, som en följd av detta. Läs mer om depositionen här.
• AVBOKAD: Välj denna statusuppdatering om kunden ångrar sig eller inte vill ha en produkt i en order.

Leveransstatus

Med statusuppdateringar under leveransstatus kan du och dina kollegor hela tiden hålla koll på var produkten befinner sig fysiskt och hålla alla uppdaterade om uthyrningens status. Nedan ser du de olika alternativen i rullgardinsmenyn:

• IN PREPARATION: ska användas när du förbereder din produkt för leverans
• KLAR FÖR TRANSPORT: kan användas när produkten är klar för transport
• IN TRANSPORT OUT: Denna uppdatering indikerar att produkten håller på att skickas till kunden
• KLAR FÖR AVHÄMTNING: kananvändas när produkten är klar att hämtas. 
• UPPHÄMT: kan användas när kunden hämtar/tar emot produkten
  • Obs! Om du använder Autopass kommer detta tillstånd även att ställa in starttiden för passningsfönstret till den aktuella tiden
• RETURNERAD: kan användas när kunden returnerar produkten
  • Obs! Om du använder Autopass kommer detta läge även att ställa in sluttiden för passningsfönstret till den aktuella tiden. Använd istället knappen ”Återgå”!
• IN TRANSPORT RETURN: kan användas när produkten returneras av kunden
• KLAR FÖR UTKASSERING: kan användas när produkten har skickats och är klar för utcheckning
• CHECKED: kan användas när produkten har skickats och är kontrollerad
• CLOSED: kan användas när produktuthyrningen är avslutad
• AVBOKNINGSFÖRFRÅGAN: Ställs in automatiskt när kunden avbokar hyresformuläret under ”Mina beställningar” (Min sida). Det kan även ställas in manuellt i admin.
  • Obs! Denna status innebär att beställningen annulleras omedelbart och frigör produkten så att den kan bokas av någon annan. Den bör inte användas för prenumerationer.
• BEGÄRAN OM UPPHÖRANDE AV ABONNEMANG: ställs in automatiskt när kunden säger upp abonnemanget via ”Mina beställningar” (Min sida). Beroende på butikens regler fastställs även abonnemangets slutdatum, och det avgörs när betalningarna ska avbrytas och produkten frigöras.