Kundhantering i Sharefox
- Hur man skapar kunder och får tillgång till deras information
- Kundtyperna privatpersoner och företag
- Specifika funktioner för företagskunder som t.ex: Rabatter, belopp som ska visas exklusive moms
- Olika typer av adresser
Översikt över kunder
Kundmodulen är tillgänglig i Admin-menyn för användare med kundhanteringsrättigheter och ger en snabb och enkel översikt över kunderna i Sharefox-systemet. Listan är sökbar på alla relevanta attribut och namn, och är tänkt att ge en snabb överblick över alla kunder i systemet.
Det är möjligt att skapa nya kunder/användare från denna skärm, enligt beskrivningen nedan. Om du klickar på en rad kommer du till kundsidan för den valda kunden.
Uppgifter om kunden
Kundskärmen ger en översikt över en kund/användare. Kund- och användarobjekten är tätt sammankopplade och skärmen visar de inloggningsuppgifter som denna kund kan använda för att logga in på Sharefox-butiken.
Det är möjligt att ha två typer av kunder: Privatkunder och Företagskunder. Kundtypen visas på många ställen där kunden visas, för att hjälpa till att identifiera vilken typ av kund det är. Några skillnader mellan de två kundtyperna är:
- Företagskunder kan ha en rabatt som är relaterad till dem. Detta är en rabatt som gäller hela butiken och tillämpas på alla köp
- Företagskunder kommer ofta att ha belopp som visas exklusive moms när de lägger manuella beställningar på administrationssidan
Kundöversikten för en enskild kund visas nedan, med en förklaring av varje avsnitt.
Namnet och Sharefox kund-ID visas här. Ikonen på vänster sida av namnet identifierar också kundtypen.
Företagskunder kommer att ha en resväskikon:
Privatkunder kommer att ha en silhuett-ikon:
2: Navigering
Det är möjligt att navigera mellan informationssidan, orderöversikten och adresslistan med hjälp av de flikar som visas.
3: Kundinformation
Detta avsnitt innehåller kontaktinformation för kunden. E-post- och telefonvärdena hämtas från den allmänna adressen.
Statusknappen kan användas för att göra kunden inaktiv, t.ex. om man inte vill att ytterligare order ska skapas för den här kunden, eller för någon annan användning.
4: Användare
Avsnittet innehåller användar- och inloggningsuppgifter som kunden använder för att logga in i Sharefox-butiken samt information om när kunden först skapades.
En användare och en kund är nära relaterade, och en kund kommer alltid att ha en och endast en användare. Alla beställningar som skapas av den person som loggar in med användarinformationen här kommer att tilldelas denna kund.
5: Aktivitet
Aktivitet visar allmän information om kundens aktivitet, inklusive information om alla tidigare skapade ordrar, oavsett om dessa är ordrar som skapats manuellt i Admin eller av kunden direkt via Shop.
En generisk rabatt på kundnivå kan ställas in och redigeras med hjälp av redigeringsknappen.
Alla framtida beställningar för den här kunden kommer att få slutbeloppet reducerat med rabattprocenten, 7% i det här exemplet. Endast företagskunder kan ha en rabatt. Det här fältet är inte tillgängligt för privatkunder.
6: Åtgärder och inloggning som kund
Genom att klicka på knappen Åtgärder kan användaren redigera kundinformationen. Det är inte möjligt att redigera användarens e-postadress som används för att logga in i butiken, medan alla andra fält och värden kan ändras. Det är också möjligt att ändra kundtyp mellan Business och Private.
Knappen Logga in som kund kommer att navigera användaren till Sharefox-butiken där den aktuella kunden kommer att loggas in.
Beställningar
På orderskärmen visas alla order som skapats för den här kunden. Det är möjligt att klicka på enskilda order för att navigera till orderskärmen och se ytterligare detaljer för ordern.
Adresser
En kund kan ha fyra olika typer av adresser och i den här listan visas alla adresser för en viss kund. Du kan lägga till en adress med hjälp av knappen Add Address längst upp till höger i tabellen.
- Typ: General Det kan bara finnas en General-adress per kund. Kan inte raderas, bara ändras. Denna adress används på informationssidan för att visa allmän kontaktinformation för kunden och kommer att vara standardadressen för nya beställningar
- Typ av adress: Invoice Det kan bara finnas en aktiv fakturaadress per kund. Kan inte tas bort, endast ändras. Detta är en valfri adress som kan användas när man skapar fakturaunderlag från ordersidan. Den kan t.ex. användas när en faktura ska skickas till en annan adress än den allmänna adressen, t.ex. vid elektronisk fakturering via e-post. Det är möjligt att välja mellan allmän adress och fakturaadress när du skapar och skickar fakturaunderlag
- Typ av leverans: Leverans Flera leveransadresser tillåtna per kund. Kan tas bort. Leveransadressen är en valfri adress för att registrera olika leveransplatser för en viss kund
- Typ av kontakt: Kontakt Flera kontaktadresser tillåtna per kund. Kan raderas. Kontaktadressen är en valfri adress för att registrera olika kontaktpersoner för en viss kund
Adresser kan redigeras genom att använda redigeringsikonen på höger sida. Adresser av vissa typer kan också tas bort.
Tips
I Sharefox kan du ställa in extra fält under adressen för att fråga efter mer än bara den vanliga användaradressen och informationen. Du kan till exempel ställa in ett fält för ett projektreferensnummer eller leveransadress. För att få detta inställt för din butik, vänligen kontakta support ange vilka fält du vill ha inställda för din butik.
Om detta är aktiverat för din butik visas samma fält både i din admin när du skapar en manuell order och i butiken för dina kunder att fylla i. Observera att i exemplet är titlarna "Extra info" och "Mer information", men de kan ofta ha titlar som "Projektnummer" eller "Förarens namn", etc.
Dessa extra informationsfältsvärden kommer att visas där adressfälten visas, som i ordervyn, e-postmeddelanden och fakturaunderlag.
Anteckningar
Under avsnittet Anteckningar kan du spara en anteckning om kunden. Det kan vara relaterat till saker som produktpreferenser eller något annat som är relevant på kundnivå. Denna information visas endast här och kommer inte att visas på någon kundyta eller någon annan plats i Sharefox adminsystem.
Hur skapar man en ny kund?
En kund i Sharefox kan skapas på tre olika sätt:
- I modulen Kunder , av en Admin-användare
- I ordermodulen under placering av en manuell order, av en Admin-användare
- Via Shop-applikationen, av kunden själv
Vi kommer att beskriva ytterligare steg för att skapa en ny kund med utgångspunkt från modulen Customers.
För att skapa en ny kund från sidan Kundlista klickar du bara på knappen Lägg till kund . Då öppnas ett popup-fönster som guidar användaren genom processen med att fylla i de obligatoriska fälten.
Du kommer att bli ombedd att välja om detta är en privat- eller företagskund. Detta är tänkt som ett sätt att skilja mellan olika typer av kunder. Dessutom har kunder av typen Business tillgång till en företagsövergripande rabatt som beskrivs tidigare i den här artikeln.
Efter att ha angett namn, organisationsnummer och inloggningsmail anges huvudkontakt för kunden.
Slutligen måste en allmän adress läggas till för kunden. Det är möjligt att även lägga till en fakturaadress i detta skede, detta är valfritt och kan anges vid ett senare tillfälle på adressidan.
När en kund skapas från adminsystemet, om inte detta avsiktligt har stängts av av Sharefox Customer Success för din butik, kommer din kund att få ett e-postmeddelande där de ombeds att skapa ett lösenord. Hör av dig till support för att få detta avstängt.
Hur hanterar man företagskonton med flera användare?
Det finns två sätt att hantera detta:
- Ett konto skapas för företaget. De anställda i det företaget måste sedan dela inloggningsadressen och lösenordet internt för att kunna använda samma konto när de gör beställningar. Exempel på företagsnamn:
Stort företagsnamn
Proffs
- Enkelt att hantera företagskontot internt i Sharefox
- Kundrabatter fastställs en gång
Nackdelar
- Säkerhet - många personer delar samma lösenord, det kan komma bort
- Folk glömmer ofta att fylla i extra informationsfält (de nedre raderna i adressfälten i butiken), och avdelningen/adressen är fel
- Observera att det är möjligt att låsa vissa fält från att ändras, t.ex. företagsnamn etc. i butikens kassa, om många personer använder samma konto för att göra beställningar. Kontakta support om du vill att detta ska aktiveras för din butik.
- Varje kontaktperson i företaget får ett separat konto. Exempel på företagsnamn:
- BigCompanyName co/Paul Nilsen
- BigCompanyName co/Stan Paulsen
StortFöretagsnamn co/Kari Sand
Proffs
- Varje person kan ha en annan faktureringsadress (avdelning), och varje ansvarig person får alla orderuppdateringar direkt till sin egen e-postadress.
Nackdelar
- Flera konton per företag
- Företagsrabatter måste ställas in per konto
- Kom ihåg att du kan ändra företagsnamnet själv, efter att kunden har skapat sitt konto med det generiska företagsnamnet, på sidan "Kunder" som finns i huvudmenyn:
