Hur fungerar integrationen med Visma e-conomic?

Integrationen mellan Visma e-conomic och Sharefox gör det möjligt för Admin-användare att automatiskt skapa fakturor baserat på kundorder i Sharefox. Dessutom kommer Sharefox att skapa kunden i Visma e-conomic om den inte finns ännu baserat på data från Sharefox och ordern.

Sharefox kommer att använda en eller flera produkter i Visma e-conomic för att definiera hur all redovisning görs. Produktinställningen i Visma e-conomic definierar vilket försäljningskonto som ska användas, förutom momskoder och relaterade inställningar. Det är möjligt att konfigurera Sharefox så att olika Sharefox-produkter bokförs på olika konton, vilket möjliggör större detaljnivå i bokföringen av bokföringsfakturor baserade på uthyrning.

Produktinställningen kommer att användas för alla fakturor, och Sharefox kommer att se till att varje fakturarad som skapas innehåller beskrivande text som ger mer information om uthyrningen, inklusive typ av produkt i Sharefox och när uthyrningen ägde rum.

Det första steget i att konfigurera integrationen är att slutföra installationen av Visma e-conomic.

Uppsättning av Visma e-conomic

• Registrera dig för Visma e-conomic via deras webbplats (om du inte redan har gjort det)
• Lägg till Sharefox Invoicing Integration app för Visma e-conomic genom att besöka sidan nedan (medan du är inloggad i Visma):
  • Sharefox Fakturaintegration för Visma
  • En Agreement Grant Token kommer att skapas som kommer att användas för att ställa in Sharefox 

• Lägg upp en eller flera hyresprodukter i Visma
  • Alla fakturor som skapas av Sharefox kommer att använda dessa produkter
  • Definiera alla nödvändiga inställningar, inklusive bokföringsinformation och produktgrupp i Visma e-conomic för hur fakturor ska bokföras. Denna produkt kommer att användas för alla Sharefox skapade fakturor, och varje faktura kommer att få individuella orderrader med text som beskriver uthyrningen och uthyrningstiden.
  • Exempel på en enkel, generisk uthyrningsprodukt:

Kontakta Sharefox support support när dessa steg är genomförda.

• Informera support om att installationen är klar, inkludera avtalets Grant Token och Identificator för den nya uthyrningsprodukten i e-postmeddelandet. Sharefox Support kommer sedan att slutföra installationen inom ditt Sharefox uthyrningssystem.
• För identifiering av hyresprodukten: Vänligen dela med dig till oss antingen
  • a) ett unikt produktnamn eller (om detta är tomt) ett unikt produktnummer eller båda eller
  • b) använda funktionen Produktmappning direkt i Admin under Inställningar > Integrationer > Redovisning

Hur skapas fakturan i Visma e-conomic?

Visma e-conomics faktureringsintegration fungerar med modulen Admin Orders i Sharefox. En faktura som skapas i Sharefox kan överföras till Visma e-conomic enligt beskrivningen nedan.

Vad ska jag göra i Sharefox?

När du har skapat en order kan du lägga till en faktura och överföra den till Visma e-conomic genom att följa denna sekvens:

• Skapa en faktura för din order > + LÄGG TILL EN FAKTURA

• Kontrollera att fakturauppgifterna är fullständiga

• Ställ in en lämplig förfallodag av din faktura
  
• Klicka på Skicka faktura

Vad händer i Visma e-conomic?

Systemet kommer automatiskt att utföra följande steg:

1. Hitta rätt kund: Systemet kommer att kontrollera i Visma e-conomic om kunden för den aktuella ordern finns genom att söka efter e-post och organisationsnummer (om kunden är en företagskund)
   1. Om kunden inte finns skapas en ny kund i Visma e-conomic med hjälp av de uppgifter som tillhandahålls av Sharefox
2. Hitta en layout och betalningsvillkor: Systemet kommer att kontrollera i Visma e-conomic för en layout och betalningsvillkor
   1. Om det inte finns någon betalningsperiod med typen förfallodag skapas en ny betalningsperiod i Visma e-conomic
3. Skapa en ny faktura i Visma e-conomic
   1. Systemet kommer att söka efter en produkt i Visma e-conomic för uthyrningstjänster genom att leta efter produktnamn eller produkt-ID-egenskaper som definieras som en inställning i Sharefox

   2. För varje hyrd produkt genereras en fakturaartikelrad. Till exempel ser en fakturaartikelrad ut som:

      Traktor (2022-01-10 - 2022-01-12)

      Tillsammans med andra fält (pris, rabatt och moms)

4. En faktura skapas: Observera att denna faktura skapas som ett utkast och måste godkännas genom