Så här fungerar betalnings- och bokföringsrapporter i Sharefox

Sharefox är i första hand ett ordersystem. Det registrerar order, orderändringar, avbokningar, betalningssätt och ordervärden. Det är dock inte alltid Sharefox som bekräftar om pengarna faktiskt har mottagits.

När det gäller bokföringsavstämning är det viktigt att olika betalningssätt kontrolleras mot olika källor. En enda rapport ger inte alltid en fullständig bild, eftersom vissa rapporter visar ordervärdet medan andra visar de faktiska inkomna betalningarna.

I allmänhet bör avstämningen göras mot en källa per betalningssätt:

Kortbetalningar: Använd rapporten över kundbetalningar i Sharefox och jämför den med rapporten från betalningsleverantören, till exempel NETS.
Kassaregister-/POS-betalningar: Använd rapporten från kassaregistret eller betalterminalen som den giltiga källan.
Fakturabetalningar: Använd ett bokförings- eller faktureringssystem, till exempel Tripletex, Fortnox, PowerOffice eller liknande.
Interna/manuella betalningar: Jämför dessa med intern dokumentation, eftersom betalningen hanteras utanför Sharefox.

Kortbetalningar

Vid kortbetalningar online bör rapporten över kundbetalningar användas för att se vilka kortbetalningar som faktiskt har hanterats via Sharefox.

Denna rapport kan jämföras med rapporten från den externa betalningsleverantören, till exempel NETS, där eventuella avgifter från betalningsleverantören beaktas.

I vissa fall kan det hända att beloppet i bokföringsfilen är högre än det som anges i rapporten över kundbetalningar. Detta kan inträffa när en beställning har ändrats, förlängts eller justerats och Sharefox har skapat ett ytterligare belopp som ska debiteras, men kortbetalningen ännu inte har genomförts.

I sådana fall kan båda rapporterna ändå vara korrekta. De visar helt enkelt olika saker:

I bokföringsfilen anges ordervärdet eller det belopp som ska debiteras.
Rapporten över kundbetalningar visar de betalningar som faktiskt har mottagits via kortbetalningsflödet.

Ett kortbelopp som finns med i bokföringsfilen men inte i rapporten över kundbetalningar bör därför betraktas som ett utestående belopp, inte som en mottagen betalning.

När det gäller faktiskt mottagna kortbetalningar ska kundbetalningsrapporten och betalningsleverantörens rapport användas som den giltiga källan.

Betalningar via kassaapparat/kassasystem

För beställningar där betalningssättet är kassa/POS registrerar Sharefox att beställningen är avsedd att betalas manuellt utanför Sharefox.

Detta kan ske kontant, via kortterminal eller med någon annan lokal betalningsmetod. Sharefox har ingen direkt koppling till den fysiska kassan eller terminalen, så systemet vet inte om pengarna faktiskt har mottagits.

Det innebär att Sharefox kan visa en order med ”Kassa/POS” som betalningssätt även om betalningen inte har registrerats som genomförd i Sharefox.

Det går att manuellt registrera en betalning för en order i Sharefox med knappen ”Lägg till betalning”, men detta är inte nödvändigt för bokföringsavstämningen. Rapporten från kassan, Z-rapporten, terminalrapporten eller motsvarande extern POS-rapport är fortfarande den giltiga källan för faktiska mottagna betalningar.

För avstämning jämför du de Sharefox-order som är markerade med ”Kassaapparat/POS” med rapporten från den externa kassaapparaten eller terminalen.

Fakturabetalningar

Vid beställningar med faktura registrerar Sharefox beställningen och det valda betalningssättet, men själva faktureringen och betalningsuppföljningen sker i bokföringssystemet.

Det innebär att fakturakontrollen bör utföras i bokförings- eller faktureringssystemet, till exempel Tripletex, PowerOffice eller någon annan ansluten bokföringsplattform.

Sharefox kan visa vilka order som skapats med faktura som betalningssätt, till exempel via kundförsäljningsrapporten eller bokföringsfilen, men det är bokföringssystemet som är den slutgiltiga källan när det gäller om fakturan har skickats, betalats, krediterats eller följts upp.

Interna/manuella betalningar

Med ”Intern betalningsmetod” avses att betalningen hanteras manuellt eller internt utanför Sharefox.

Detta fungerar på samma sätt som ett kassasystem/POS-system i den meningen att Sharefox registrerar beställningen och betalningssättet, men systemet vet inte om pengarna faktiskt har mottagits.

Interna order bör därför jämföras med intern dokumentation, manuella register eller annan relevant dokumentation utanför Sharefox.

Om syftet endast är att reservera utrustning utan att skapa uppgifter om finansiella transaktioner, kan det vara bättre att använda en intern order som hanteras utanför det vanliga betalnings- och transaktionsflödet.

Ändringar, avbokningar och negativa poster

Sharefox raderar inte bara orderhistoriken när en order ändras eller avbokas. Istället registreras ändringarna normalt som justeringar, korrigeringsposter eller negativa motposter.

Det innebär att rapporterna kan innehålla både positiva och negativa poster. En negativ post kan avse en korrigering, en annullering, en återbetalning eller en prisjustering.

Om en order till exempel ursprungligen skapades med ett visst belopp och senare korrigerades, kan rapporten visa det ursprungliga beloppet och en negativ korrigeringsrad. Det korrekta beloppet är nettoresultatet efter att de positiva och negativa raderna har summerats.

Detta är ett förväntat beteende som bidrar till att bevara orderhistoriken istället för att ta bort eller skriva över tidigare poster.

När en order ändras övertar justeringsraden i bokföringsfilen betalningssättet från den ursprungliga ordern. Det innebär att om den ursprungliga ordern registrerades med ”Kassa” som betalningssätt, kommer även eventuella korrigerings- eller justeringsrader att visas som ”Kassa” i bokföringsfilen – även om ingen ny kontantbetalning har gjorts och ingen kassa har använts.

Detta är en vanlig källa till förvirring: en rad för ”Kassa” i bokföringsfilen innebär inte alltid att en ny kontantbetalning har skett. Det kan helt enkelt handla om en korrigering av en befintlig order som ursprungligen skapades med den betalningsmetoden.

En ändring av en order genererar vanligtvis två rader i bokföringsfilen: en negativ rad som återför det ursprungliga beloppet och en ny positiv rad med det uppdaterade beloppet. Detta innebär att en ändring av en order visas som två poster – båda med den ursprungliga betalningsmetoden.

Exempel: En order på 1 000 NOK som ursprungligen registrerades som ”Kassa” utökas senare till 1 200 NOK. I bokföringsfilen visas följande:

–1 000 NOK (kassasystem) — återföring av den ursprungliga posten

+1 200 NOK (kassa) — ny korrigerad rad

Nettoresultatet blir 1 200 NOK, vilket är det korrekta ordervärdet. Ingen ny kontantbetalning har skett.

Rekommenderad metod för avstämning

För en fullständig avstämning, använd den relevanta källan för varje betalningssätt:

Använd rapporten över kundbetalningar tillsammans med betalningsleverantörens rapport för kortbetalningar online.
Använd kassan, terminalen eller Z-rapporten för betalningar i kassan/POS-systemet.
Använd bokförings- eller faktureringssystemet för att betala fakturor.
Använd den interna dokumentationen för interna/manuella betalningar.
Använd bokföringsfilen för att granska ordervärde, korrigeringar, ändringar och bokföringsposter, men betrakta den inte i sig som bevis på att pengarna har mottagits.

Den viktigaste skillnaden är:

Sharefox visar vad som beställts och hur betalningen skulle ske. Det externa betalnings-, kassasystemet eller bokföringssystemet bekräftar om pengarna faktiskt har mottagits.