Redovisningsfil för Tripletex
Inledning
Sharefox har funktionalitet för att exportera alla order som skapats inom ett visst datumintervall till en Excel-fil som kan importeras till Tripletex. Denna exportfil hjälper till att göra bokföringen av hyresorder i Sharefox enklare för företagare. Den exporterade filen kommer att innehålla alla skapade ordrar och ange om en order är betald eller inte. Betalda ordrar kommer att bokföras i Tripletex som en order med en tillhörande faktura för att bokföra en betalning, och både inkomst och betalning kommer automatiskt att bokföras i huvudboken. Obetalda ordrar importeras som en order i Tripletex.
Genom inställningar i Tripletex kan användaren bestämma hur bokföringen ska göras. Uppsättningen anger vilka inkomstkonton som ska användas för en försäljning, hur momstransaktioner ska bokföras och var betalningar ska bokföras. Det är viktigt att konfigurera detta tillsammans med din revisor innan du börjar använda denna funktionalitet.
Efter att en order har skapats i Tripletex, inklusive betalning, kan betalningen matchas med transaktionsrapporten från Nets, Stripe etc.
Obs: funktion
Skapa bokföringsfilen
Filen kan skapas från menyn Rapporter i applikationen Sharefox Administration. Användaren väljer ett datumintervall och kan välja att inkludera order som betalats med faktura (Faktura) eller inte.
Parametrar
Startdatum: Det datum från vilket ordrar väljs ut. Alla order som skapats från och med detta datum och fram till slutdatumet ingår i resultatet
Slutdatum: Det sista datumet för skapande av order som ska väljas. Alla ordrar som skapats fram till och med detta datum ingår i resultatet
Inkludera beställningar med betalningsmetod Faktura: Användaren kan välja att inkludera beställningar som betalats via faktura. Eftersom det är möjligt att skapa fakturor via Tripletex för beställningar med betalningsmetod Faktura från Sharefox kan dessa beställningar redan finnas i bokföringssystemet. Sådana ordrar som redan finns i Tripletex bör exkluderas för att undvika dubbla poster för samma order. Standardvärdet för denna parameter är av.
Importera bokföringsfilen i Tripletex
Välj Fakturaimport och välj Faktura i menyn. Välj Filtyp Excel (.xls/xlsx) och välj den fil som ska importeras via Välj fil. Tryck på knappen Importera knappen för att slutföra importen.
Obs: Vänligen kryssa inte i rutan "Beløp inkl. mva". Den ska lämnas som den är.
Importera bokföringsfil som order
Det är möjligt att importera endast order och inte någon betalningsinformation. Med denna funktionalitet måste användaren/bokföraren bokföra alla betalningar manuellt i ett senare skede. För att använda denna funktionalitet importerar du helt enkelt filen från Sharefox med Ordreimport istället för Fakturaimport i Tripletex. Samma fil från Sharefox kommer att vara användbar i båda fallen.
Installation och viktiga anmärkningar relaterade till integration
Ett antal objekt måste sättas upp i både Tripletex och Sharefox för att integrationen ska fungera. Denna uppsättning måste göras tillsammans med både revisorn och Sharefox support och samma uppsättning måste återspeglas i båda systemen.
Kund
Alla beställningar kommer att importeras med en enda kund i Tripletex. Denna generiska Sharefox-kund måste ställas in och kund-ID måste meddelas till Sharefox support. Alla beställningar kommer att bokföras mot denna kund i Tripletex.
Om en revisor/bokförare vill se detaljerad kundinformation om en historisk order kan informationen hittas i Sharefox. Varje importerad order kommer att innehålla ett externt referens-ID, eller Referanse . Detta värde är boknings-ID i Sharefox, och ordern kan lätt hittas i Sharefox orderlista med hjälp av detta värde
Produkt
Ett uthyrningsföretag kommer att ha ett stort antal olika produkter som de hyr ut via Sharefox. Dessa sätts upp som produkter i Sharefox och är tillgängliga för kunderna när en ny uthyrningsorder skapas via Sharefox-shoppen eller manuellt i Sharefox-administrationen. Dessa produkter måste vara kopplade till en eller flera produkter i Tripletex. Det är vanligt att man har ett större antal produkter i Sharefox än i Tripletex. Exempelvis bör alla Sharefox-produkter som ska bokföras på samma inkomstkonto med samma momskod grupperas ihop som en produkt i Tripletex.
Produktinställningen i Tripletex definierar det inkomstkonto som ska användas när man skapar en verifikation för en order. Dessutom konfigureras momsinformation för produkten.
Det är viktigt att den moms som anges på produkten i Tripletex är samma moms som anges på motsvarande produkter i Sharefox. En uppsättning produkter i Sharefox som mappas till en produkt i Tripletex måste ha samma momskod och procentsats för att order ska bokföras korrekt.
Produktnumret för alla Tripletex-produkter som ska användas, och hur dessa kopplas till Sharefox-produkter, måste ges till support så att detta kan ställas in i Sharefox.
Exempel: Nedan kan vi se att Tripletex-produkten Rental har produktnummer 112 och alla beställningar på denna produkt kommer att använda inkomstkontot 3000 Salgsinntekt, avgiftspliktig
Betalningstyper
För att kunna bokföra betalningarna, via fakturan (Faktura) som är kopplad till en order, måste en betalningstyp ställas in i Tripletex. Betalningar i denna inställning kan vara onlinebetalningar för beställningar som görs via Sharefox-butiken eller betalningar som görs via ett POS-system, kontantbetalningar, när en kund köper / hyr något i en fysisk butik.
Den här inställningen avgör vilket balanskonto som betalningen ska bokföras på. Vi rekommenderar att du använder ett tillfälligt konto för denna inställning och bokför mot det riktiga bankkontot genom betalningsavstämningen med betalningsrapporten från till exempel Nets eller Stripe eller från ett POS-system.
Exempel: Med denna inställning kommer systemet att bokföra betalningar på balanskonto 1900. Detta görs genom Import-ID, som sätts upp i Sharefox och används på bokföringsfilen. Import-ID måste skickas till Sharefox support för att läggas upp i ert system.
Nummerserie
Beställningar och fakturor (ordre og faktura) i Tripletex får ett automatiskt tilldelat ID i Tripletex. Det är nödvändigt att ställa in en nummerserie som ska användas på order och fakturor som skapas från Sharefox, och dessa nummerserier kan inte överlappa eller vara desamma som serien i Tripletex eftersom flera order eller fakturor inte kan ha samma ID.
Serien i Tripletex finns under Regnskap - Instillinger
En nummerserie för beställningar och fakturor från Sharefox måste beslutas, och detta sättas upp i Sharefox av Sharefox Support.
Exempel: Med inställningarna ovan kan det vara möjligt att ställa in serien 60 000 för Sharefox-order och 80 000 för Sharefox-fakturor. Dessa två nummer kommer att ställas in i Sharefox, och den första ordern som importeras från Sharefox kommer att ha order-ID 60 000
Övriga
Beräkningar av förfallodatum
Förfallodatum på fakturor kan ställas in i Sharefox. Förfallodatumet kommer att sättas till ett antal dagar efter fakturadatumet och är en inställning i Sharefox.
Ändra order i Sharefox
Det är möjligt att göra uppdateringar, ändringar och raderingar av order i Sharefox. Varje sådan ändring kommer att utlösa en ändringsorder, vilket innebär en ny order, ansluten till den ursprungliga, med ändringen. Om du lägger till en produkt i en order eller ändrar hyrestiden för en order, kommer ändringsordern att innehålla skillnaden mellan det nya orderbeloppet och det gamla.
Exempel: En order på 1000 NOK förlängs med en dag och en kostnad på 100NOK tillkommer. En ändringsorder skapas med ett orderbelopp på 100 NOK, och det totala orderbeloppet som summeras på den ursprungliga ordern och ändringsordern är 1100 NOK.
Varje ändringsorder från Sharefox kommer att bokföras som en ny, separat order i Tripletex. Den ursprungliga ordern och en ändringsorder kan kopplas via referensvärdet på ordern i Tripletex eftersom detta innehåller boknings-ID från Sharefox. Denna referens gör det möjligt för användare att leta upp den ursprungliga beställningen i Sharefox och att ansluta två beställningar i Tripletex.
Samma system används när en order annulleras eller raderas. Den ursprungliga ordern raderas aldrig, men en ny ändringsorder med samma orderbelopp och med motsatt tecken skapas. Summan av dessa två order blir noll.
Vilket datum kommer att användas för att bokföra betalningen och vilket datum kommer att användas på inkomsten
Order och faktura från Sharefox kommer att bokföras på orderdatumet i Sharefox. Både intäkten och betalningen får samma datum. Sharefox kommer att sätta ett leveransdatum på ordern i Tripletex för att vara på startdatumet för den tidigaste leveransposten i hyresordern.
Exempel: En beställning som görs i januari för en uthyrning i februari skapas av en kund via Sharefox webbshop den 15 januari. Hyran gäller en produkt den 23 februari.
När denna order exporteras till Tripletex via bokföringsfilen, t.ex. genom att exportera alla order som gjorts i januari, kommer transaktionen som bokförs i Tripletex att ha verifikationsdatum 15 januari för både betalning och intäkt.
Obetalda eller delvis betalda order
Order som är delvis betalda eller inte betalda i Sharefox kommer att exporteras till bokföringsfilen så länge som orderns skapandedatum ligger inom det datumintervall som valdes när filen skapades. Beställningarna kommer att ha ett betalningsbelopp på sig som indikerar de betalningar som gjorts, om några.
Order som inte betalas kommer att hamna som obetalda order i Tripletex och måste hanteras som sådana av en revisor när/om någon betalning erhålls.
För beställningar som är delvis betalda skapas en betalningstransaktion (via fakturan). Det återstående beloppet måste hanteras av en revisor när/om någon betalning tas emot.
Kom också ihåg att mappa betalningstyper och produkter