Hur använder man digital e-signatur med kontrakt?

Att lägga till e-signatur för avtal i kundresan kan vara avgörande, särskilt för beställningar av hyresprodukter med högt värde.

Fördelar

  • Öka kundmedvetenheten och kundvården under uthyrningsprocessen
  • Förebygga missförstånd när det gäller orderansvar
  • Har en mer komplett orderdokumentation vid försäkringsanspråk
  • Bättre rättsligt skydd för din uthyrningsverksamhet

Underskrifterna kan vara BankID / eID-verifierade eller ritbara (drivs av Criipto Signatures). Se här en fullständig lista över elektroniska identiteter som stöds.

Innehåll

Flexibilitet som matchar dina affärsbehov

Du kan begära e-signaturer för alla order eller bara för vissa av dem, skicka begäran automatiskt eller manuellt, beroende på vad du föredrar, och göra ännu fler skräddarsydda anpassningar:

  • Använd BankID/e-ID-verifierade eller teckningsbara signaturer (för hela eller bara det aktuella uppdraget)
  • Skicka begäran om underskrift automatiskt eller manuellt
  • Skicka förfrågningar via e-post eller SMS

E-signature-funktionen är byggd ovanpå Notifications-motorn, vilket möjliggör kraftfulla konfigurationer. Läs mer här: Hur konfigurerar jag flödena för e-signaturer för mitt företag?

Så här fungerar det - användarflödet för e-signaturer

Signaturflödet har tre huvudsteg: begäran om signatur ▸ signaturförlopp ▸ kundens signatur slutförd.

Det dokument som undertecknas är standard-PDF:en för Order Contract.

  1. Begäran om underskrift

Du kan skicka signaturförfrågningar manuellt eller få dem skickade automatiskt. För en manuell begäran går du till sidan Admin Order och klickar på Åtgärder ▸ Skicka meddelande.

Du kan välja en åtgärdstyp - signaturbegäran via e-post eller signaturbegäran via SMS - och välja ett signaturmeddelande bland de som konfigurerats för din webbplats:

För att konfigurera dina alternativ, se: Hur konfigurerar jag flöden för e-signaturer för mitt företag? För schemaläggning av automatiska signaturförfrågningar, se Hur konfigurerar jag E-signaturflöden för mitt företag?

Din kund kommer att få ett e-postmeddelande eller SMS med signaturlänken:

En ordertagg"Signature: Requested" kommer att läggas till på ordern.

  1. Underskrift framsteg

Du kommer att kunna se signaturförloppshändelser på Admin Order-sidan ▸ Fliken Information ▸ Aktivitetsloggar :

Om kunden stöter på några fel eller om kunden vägrar att signera kommer du att se motsvarande händelseloggar.

  1. Kundens signatur ifylld

Kunden kan öppna länken antingen på en dator eller på en mobil enhet och gå vidare till underskrift.

En signatur: Signerad ordertagg kommer att läggas till i ordern.

En signeringshändelse läggs till i orderns aktivitetslogg med en länk till det signerade dokumentet.

Det undertecknade dokumentet kommer också att skickas via e-post till både kunden och chefen.

Hur konfigurerar jag användarflödena för E-signatur för mitt företag?

E-signaturer använder Notifications-motorn för att skicka förfrågningar. Du kan ställa in en eller flera signaturaviseringar utifrån dina behov.

Exempel

  • Begär e-signatur via BankID på e-post: Chefen kan skicka manuellt när kontraktet är klart
  • Begär e-signatur på SMS: Kunden är i butiken och går med på att skriva under på telefon (istället för att skriva ut och skriva under på papper)
  • Begär en e-signatur som kan dras: Kunden är turist och har inte BankID
  • Automatisera en begäran om e-signatur 1 timme efter orderläggning: Du behöver inte granska befintliga skador/lägga till manuella avtalsanteckningar

Skapa en sådan notifiering från Admin ▸ Inställningar ▸ Notifieringar. Klicka på Skapa notifiering och följ dessa 5 steg:

  1. Välj en typ av signaturåtgärd

Du kommer att se två Signature-relaterade åtgärdstyper. De fungerar precis som standardmeddelandena Skicka SMS eller Skicka e-post, med två tillägg:

  • Du kommer att kunna välja en signaturtyp (se nästa steg)
  • Du kommer att ha tillgång till det smarta fältet för länken till E-signature när du skriver meddelandet (se mer information nedan)

Om dessa två alternativ saknas är funktionen inaktiv; se här hur du aktiverar den.

  1. Välj en signaturtyp

Du kan välja mellan:

  • E-signatur - Via BankID / eID: Detta kommer att begära en verifierad signatur från din kund via en elektronisk identitetsleverantör, t.ex. Norska BankID, Svenskt BankID, etc.
    • Se här en fullständig lista över elektroniska identiteter som stöds
    • Detta kräver en officiell certifikatansökan för ditt företag hos den valda leverantören. Sharefox Support kommer att support dig att skicka in ansökan
    • Notera: Om du redan använder BankID för kundinloggning i Sharefox Shop kan ditt BankID-certifikat återanvändas för elektroniska signaturer
  • E-signatur - teckningsbar: Detta gör det möjligt för kunderna att underteckna med en elektronisk handskriven signatur och drivs av Criipto Signatures, vår officiella e-signaturpartner.
    • Detta alternativ är användbart om du förväntar dig att kunder (t.ex. turister) inte ska ha tillgång till din föredragna eID-leverantör

  1. Ange andra inställningar för notifieringar

Ställ in värdena Trigger Event och Trigger Time:

  • För att skicka begäran manuellt, ställ in triggerhändelsen till: På begäran
  • För automatisk sändning kan du schemalägga meddelandet en viss tid före eller efter specifika händelser, t.ex. schemalagd upphämtning eller orderläggning
  • Se här en fullständig lista och beskrivningar av möjliga konfigurationer

Ställ in mottagarens värde till: Kund.

När du förbereder e-post- eller SMS-mallen för ditt meddelande har du tillgång till smartfältet E-Signature link:


  1. Spara och testa din anmälan

Testa ditt flöde för signaturbegäran. Konfigurationen av din e-signatur är klar.

Hur aktiverar jag funktionen för e-signatur?

Funktionen är tillgänglig och kan aktiveras på alla Sharefox-sajter. För att aktivera den, vänligen skicka en begäran till ssupportsharefox.no. Detta är en premiumfunktion och du kommer att få ett erbjudande för att få den aktiverad. I din förfrågan, ange vilken typ av signaturer du vill använda:

  • BankID / e-ID-signaturer: verifierade av e-ID-leverantörer som t.ex. norska BankID, svenska BankID
  • Teckningsbara signaturer: drivs av Criipto Signatures

Du kan se en lista över e-ID-leverantörer som stöds av vår signaturpartner: Se hela listan här.

Behöver du fortfarande hjälp? Kontakta oss Kontakta oss på