Uppföljning av förbrukning vid beställningar (km, bränsle, kWh eller annan förbrukning)

En uthyrning kan omfatta olika typer av användning som måste spåras vid uthyrningens början, slut och återlämning. Det kan handla om att hålla reda på körsträckan vid biluthyrning eller om betalda tillägg baserade på förbrukning, såsom bränsle, batteristatus eller annan användning. Sharefox-funktionen för användningsspårning kan hanteras från ordersidan i Admin och stöder uthyrningar på följande sätt.

Vid avhämtning – Notera startvärdet – t.ex. den aktuella mätarställningen eller batterinivån – när kunden hämtar ut hyresobjektet.

Vid återlämning – Ange slutvärdet när artikeln återlämnas. Sharefox beräknar automatiskt den totala användningen och eventuella extra avgifter.

Steg 1 – Öppna beställningen

1. Gå till ”Order” i Sharefox Admin.

2. Leta reda på den aktuella beställningen (sök på kundnamn, beställningsnummer eller uthyrningsartikel).

3. Öppna beställningen för att se hela beställningssidan.

På beställningssidan visas hyresprodukterna och, under eller bredvid varje huvudprodukt, eventuella tilläggstjänster som kunden har valt (t.ex. ”Standard KM-paket”).

Beställningssida – avsnittet för tilläggstjänster visas under huvudproduktserien; fälten för hämtning och retur visas tomma

Steg 2 — Registrera hämtningsvärdet

Notera startvärdet innan eller när kunden kör iväg. För en bil är detta mätarställningen; för en elbil är det batterinivån i kWh.

1. På beställningssidan letar du upp avsnittet om användning för den aktuella hyresartikeln.

2. Klicka på ”Ange hämtningsvärde” (eller redigeringsikonen bredvid fältet ”Hämtning”).

3. Ange värdet på ett av följande två sätt:

Ange ett nytt värde: Ange mätarställningen, batterinivån eller någon annan uppgift direkt.

Välj från inspektionsloggen: Om en medarbetare (t.ex. en bilförberedare) redan har registrerat en inspektion för denna artikel kan du välja den posten från listan. På så sätt slipper du mata in ett värde som redan har registrerats på nytt.

4. Klicka på Spara.

Dialogrutan för inställning av upphämtningsvärde — visar båda alternativen: fält för manuell inmatning och rullgardinsmenyn för inspektionslogg, där en tidigare post är markerad

✅ Tips: I inspektionsloggen visas de värden som har registrerats på sidan ”Inventarium”. Om ditt team använder en inspektionsprocess före uthyrning kan värdet vid upphämtning redan vara registrerat där – välj det istället för att skriva in det igen.

Steg 3 – Registrera returvärdet

När hyresobjektet återlämnas ska du notera slutvärdet. Detta är det viktigaste steget – det är det som utlöser beräkningen av tilläggsavgiften.

1. Gå tillbaka till avsnittet om användning på beställningssidan.

2. Klicka på ”Ange returvärde” (eller på redigeringsikonen bredvid fältet ”Retur”).

3. Ange mätvärdet — återigen, antingen genom att skriva in ett nytt värde eller genom att välja från inspektionsloggen.

4. Klicka på Spara.

Beställningssida – inmatning av returvärde, där både fälten för avhämtning och retur nu är ifyllda och den beräknade användningssammanfattningen visas

Så snart både hämtnings- och återlämningsvärdena har sparats beräknar Sharefox:

• Total användning (returvärde minus hämtningsvärde)

• Inkluderad användning (beroende på paket och hyresperiod)

• Extra förbrukning (totalt minus det som ingår, om summan är positiv)

• Tilläggsavgift (extra förbrukning × pris per enhet)

Vad du ser när båda värdena har angetts

När hämtnings- och återlämningsuppgifterna har sparats visas en sammanfattning i avsnittet ”Användning” på ordersidan. Där visas beräknade fält, bland annat:

• Avhämtningsvärde (det värde du noterade vid överlämningen)

• Returvärde (det du angav vid retur)

• Total användning (beräknas automatiskt)

• Ingår i användningen (enligt paketet för denna hyresperiod)

• Extra förbrukning (totalt minus det som ingår – det är detta som debiteras)

• Tilläggsavgift (extra förbrukning × pris per enhet, inklusive moms)

Tilläggsavgiften läggs automatiskt till i beställningen. Tilläggsavgiften visas även på kundens kvitto, på sidan ”Mina uthyrningar” och på PDF-fakturan – så att kunden kan se exakt vad hen debiteras för och varför.

Beställningssida – avsnittet med användningssammanfattning som visar alla beräknade fält; raden med tilläggsavgiften är markerad i beställningens totalsumma

Exempel: Hur avgiften beräknas

Här är ett exempel på en 3-dagars biluthyrning med ett Standard KM-paket:

Förpackning	Standardpaket för kunskapshantering
Ingår per dag	100 km
Hyresperiod	3 dagar
Totalt ingår	300 km
Avläsning av mätarställning vid hämtning	51 000 km
Återlämna trippmätarställning	51 480 km
Totalt antal körda kilometer	480 km
Extra km (480 − 300)	180 km
Pris per extra km	2.50
Tilläggsavgift tillkommer på beställningen	450.00

Kunden debiteras för 180 km utöver den ingående kvoten. Beloppet på 450 NOK läggs automatiskt till i beställningen – du behöver varken räkna ut eller lägga till det manuellt.

💡 Obs! Om hyresperioden förlängs efter att den har börjat beräknas den ingående körsträckan om automatiskt utifrån det nya slutdatumet. Om man till exempel förlänger en 3-dagars hyra till 5 dagar ökar den ingående körsträckan från 300 till 500 km (vid 100 km/dag). Tilläggsavgiften justeras i enlighet därmed.

Exempel: Uppföljning av bränsleförbrukning per kWh för en elbil

Samma resonemang gäller för elbilars kWh-förbrukning:

Förpackning	Laddningspaket för elbilar
Batteri vid avhämtning	100 % (80 kWh fulladdad)
Batteri vid återlämning	45 % (36 kWh kvar)
Totalt förbrukad el (kWh)	44 kWh
Pris per extra kWh	3.00
Tilläggsavgift tillkommer på beställningen	132.00

💡 Obs! När det gäller bränsle- och batteriprocent beräknas förbrukningen alltid som den absoluta skillnaden mellan de två mätvärdena – riktningen spelar ingen roll. Sharefox behandlar alltid detta som ett positivt tal. Till exempel räknas en batterinivå som går från 100 % till 45 % som 55 % förbrukning. Tänk på att systemet även räknar en hyrbil som hämtas med 45 % och återlämnas med 100 % som förbrukning – detta är en känd begränsning i avgiftsberäkningen som måste korrigeras manuellt om den tillämpas.

Åsidosätta angiven användning eller pris per enhet

I vissa situationer kan du behöva justera den ingående användningen eller priset per extra enhet för en specifik beställning – till exempel om du har ett särskilt avtal med en kund.

På beställningssidan, i avsnittet om användning, kan du manuellt ändra följande:

• Inkluderad användning — ändra det beräknade inkluderade beloppet endast för denna beställning

• Pris per extra enhet — ändra priset endast för denna beställning

Eventuella ändringar du gör gäller endast denna beställning och påverkar inte de ursprungliga inställningarna för tilläggsprodukten.

Beställningssida – avsnittet om användning med fält för att ändra värdena för ”Inkluderad användning” och ”Pris per enhet”; det redigerade värdet visas och knappen ”Spara” är markerad

⚠️ Viktigt: Om du ändrar dessa värden kommer tilläggsavgiften att beräknas om. Om beställningen redan är bekräftad (låst) kan en ändringsorder skapas. Kontrollera beställningens status innan du gör ändringar.

Registrera användningskontroller från inventariesidan

Förutom att ange värden direkt i en beställning kan ditt team registrera användningskontroller för enskilda lagerartiklar (t.ex. en specifik bil). Detta är användbart i arbetsflödena inför uthyrning – en bilförberedare kan registrera mätarställningen innan chefen behandlar beställningen.

1. Gå till ”Inventory” i Sharefox Admin.

2. Öppna det specifika objektet (t.ex. den enskilda bilen, inte bara bilmodellen).

3. Klicka på ikonen för användningsloggen för att öppna panelen ”Användningsgranskning”.

4. Klicka på ”Lägg till post”.

5. Ange värdet för måttet och bekräfta användarnamnet (det kommer att vara ifyllt med ditt administratörsinloggningsnamn, men kan ändras).

6. Klicka på Spara.

Artikelsida — Panelen ”Användningskontroll” är öppen och visar befintliga loggposter samt formuläret ”Lägg till post” med fält för mätvärde och användarnamn

Dessa poster visas sedan som alternativ när du klickar på ”Ange avhämtningsvärde” eller ”Ange returvärde” för en order – vilket gör att du kan välja ett befintligt mätvärde istället för att skriva in värdet på nytt.

💡 Obs! Du kan redigera eller ta bort en inspektionspost, men endast om den ännu inte har använts i någon order. Om posten är kopplad till en order är den låst för att säkerställa att avgifterna för den ordern är korrekta.

Vanliga frågor

Får kunden pengarna tillbaka om hen använder mindre än den ingående kvoten?

Nej. Om en kund förbrukar färre km eller kWh än vad som ingår i paketet gäller paketpriset som betalt. Det sker ingen automatisk återbetalning eller kreditering för underförbrukning.

Vad händer om jag av misstag anger ett returvärde som är lägre än upphämtningsvärdet?

Om värdet används som kilometer tyder detta på ett inmatningsfel – kontrollera värdena noga och korrigera dem. För mått som minskar (till exempel batterinivå eller bränslenivå) är ett lägre returvärde normalt och korrekt. I samtliga fall beräknar Sharefox förbrukningen som den absoluta skillnaden mellan de två värdena.

Om hyresperioden förlängs, uppdateras då den ingående ersättningen automatiskt?

Ja. Om hyresperioden förlängs beräknas den ingående körsträckan om utifrån det nya slutdatumet. Om hyresperioden till exempel förlängs från 3 till 5 dagar ökar den ingående körsträckan från 300 till 500 km (vid 100 km/dag). Eventuella extra avgifter justeras i enlighet med detta.

Kan jag mäta fler än ett mått för samma uthyrningsobjekt (t.ex. både kilometer och bränsle)?

Ja. Du kan lägga till tilläggstjänster för olika mätvärden till samma uthyrningsprodukt samtidigt. Varje mätvärde mäts och debiteras separat. En bil kan till exempel ha både ett KM-paket och ett bränslepaket aktiva på samma beställning.