Hur fungerar Power Office GO-integrationen

Integrationen mellan PowerOffice GO och Sharefox gör det möjligt för Sharefox att automatiskt skapa fakturor baserade på kundorder. Dessutom kommer Sharefox att skapa kunden i PowerOffice GO om den inte finns ännu baserat på data från Sharefox och ordern.

Sharefox kommer att använda en eller flera produkter i PowerOffice GO för att definiera hur all redovisning görs. Produktinställningen i PowerOffice GO definierar vilket försäljningskonto som ska användas, förutom momskoder och relaterad inställning. Det är möjligt att konfigurera Sharefox för att bokföra olika Sharefox-produkter på olika konton, vilket möjliggör större detaljering av bokföringen av bokföringsfakturor baserade på hyror

Produktinställningen kommer att användas för alla fakturor, och Sharefox kommer att se till att varje fakturarad som skapas innehåller en beskrivande text som ger mer information om uthyrningen, inklusive typ av produkt i Sharefox och när uthyrningen ägde rum. 

Inställning

Det första steget i att konfigurera integrationen är att slutföra installationen i PowerOffice GO

Installera PowerOffice GO

• Registrera dig på Power Office GO via deras webbplats

• Skapa en klienttoken genom att gå till Inställningar --> Tillägg. Lägg till en utvidgning för Sharefox och skriv ner/förvara klientnyckeln. Använd din egen e-postadress

  

  
  

  

• Skapa en eller flera uthyrningsprodukter i PowerOffice GO
  • Alla fakturor som skapas av Sharefox kommer att använda dessa produkter
  • Definiera alla nödvändiga inställningar, inklusive bokföringsinformation och produktgrupp i PowerOffice GO eller hur fakturor ska bokföras. Denna produkt kommer att användas för alla Sharefox skapade fakturor, och varje faktura kommer att få individuella orderrader med text som beskriver uthyrningen och tidsluckan. 

  • Exempel på en enkel, generisk uthyrningsprodukt: 

    

Produktkoder kan också ses till vänster i produkttabellöversikten

Produkter med pris 0

Vissa kunder kommer att ha hyresprodukter med ett pris på noll uppsatta och använda i sin uthyrningsverksamhet. Dessa produkter kommer också att generera fakturarader, och dessa rader kommer att ha noll belopp. Det är möjligt att stoppa systemet från att generera dessa fakturarader med nollvärde, vänligen informera Sharefox support hur du vill att ditt system ska bete sig.  

Kontakta Sharefox support ( support) när dessa steg är genomförda. Informera support om att installationen är klar och lägg till användartoken i e-postmeddelandet.

Efter detta kommer nästa steg för dig sannolikt att vara att börja mappa upp produkter från Sharefox till bokföringssystemets produkter.

I bruk

Hur skapas fakturan i PowerOffice GO?

En faktura som skapas i Sharefox kan överföras till PowerOffice enligt beskrivningen nedan. 

Vad ska jag göra i Sharefox? 

När du har skapat en order kan du lägga till en faktura och överföra den till PowerOffice GO genom att följa denna sekvens:

• Skapa ett fakturaunderlag för din order 
  • Kontrollera att fakturauppgifterna är fullständiga
• Sätt ett lämpligt förfallodatum för din faktura
• Klicka på Skicka faktura 

Vad händer i PowerOffice? 

Systemet kommer automatiskt att utföra följande steg:

1. Hitta rätt kund. Systemet kommer att kontrollera i PowerOffice GO om kunden för den aktuella ordern finns genom att söka efter e-post och organisationsnummer (om kunden är en företagskund)
   • Om kunden inte finns skapas en ny kund i PowerOffice GO med hjälp av de uppgifter som tillhandahålls av Sharefox
2. Generera ny order i PowerOffice GO
   • Systemet kommer att söka efter en produkt i PowerOffice GO för uthyrningstjänster genom att leta efter produktnamnsegenskapen som definieras som en inställning i Sharefox. 

   • För varje hyrd produkt genereras en fakturaartikelrad. Till exempel ser en fakturaartikelrad ut som:

     Traktor (2021-01-10 - 2021-01-12) 

     tillsammans med andra fält (pris, rabatt och moms)

3. En order skapas. Observera att denna order skapas som ett utkast och måste godkännas genom.