Bokföringsfil (allmän)

Om du använder Tripletex, gå vidare till den här hjälpartikeln.

Inledning

Sharefox har funktionalitet för att exportera alla ordrar som skapats inom ett visst datumintervall till en Excel-fil som senare kan importeras till bokföringen. Denna exportfil hjälper till att göra bokföringen av hyresorder i Sharefox enklare för företagare. Den exporterade filen kommer att innehålla alla skapade ordrar och ange om en order är betald eller inte.

Genom inställningar i bokföringssystemet kan användaren bestämma hur bokföringen ska göras. Inställningarna anger vilka inkomstkonton som ska användas för en försäljning, hur momstransaktioner ska bokföras och var betalningar ska bokföras. Det är viktigt att du gör dessa inställningar tillsammans med din revisor innan du börjar använda denna funktionalitet.

När en order har skapats i bokföringssystemet, inklusive betalning, kan betalningen matchas med transaktionsrapporten från Nets, Stripe etc. 

Skapa bokföringsfilen

Filen kan skapas från menyn Rapporter i applikationen Sharefox Administration. Användaren väljer ett datumintervall och kan välja att inkludera order som betalats med faktura (Faktura) eller inte. För att skapa den allmänna bokföringsfilen väljer man "Allmän" i fältet Typ.

Parametrar

Startdatum: Det datum från vilket ordrar väljs ut. Alla order som skapats från och med detta datum och fram till slutdatumet ingår i resultatet

Slutdatum: Det sista datumet för skapande av order som ska väljas. Alla ordrar som skapats fram till och med detta datum ingår i resultatet 

Inkludera beställningar med betalningsmetod Faktura: Användaren kan välja att inkludera beställningar som betalats via faktura. Eftersom det är möjligt att skapa fakturor via våra faktureringsintegrationspartners (Tripletex, PowerOffice med flera), för beställningar med betalningsmetod Faktura från Sharefox, kan dessa beställningar redan existera i bokföringssystemet. Sådana beställningar bör exkluderas för att undvika dubbla poster för samma beställning. Standardvärdet för denna parameter är av. 

Inställningar och viktiga anmärkningar relaterade till datamappning

Ett antal mappningar finns tillgängliga för att underlätta import av bokföringsfilens data till ditt bokföringssystem eller annan bokföringsbehandling. Denna inställning bör helst göras tillsammans med revisorn för optimal förberedelse av data.

Konfigurera din produktmappning och mappning av betalningsmetod enligt den här hjälpartikeln.

Övriga överväganden

Ändra order i Sharefox

Det är möjligt att göra uppdateringar, ändringar och raderingar av order i Sharefox. Varje sådan ändring kommer att utlösa en ändringsorder, vilket innebär en ny order, ansluten till den ursprungliga, med ändringen. Om du lägger till en produkt i en order eller ändrar hyrestiden för en order, kommer ändringsordern att innehålla skillnaden mellan det nya orderbeloppet och det gamla. 

Exempel: En order på 1000 NOK förlängs med en dag och en kostnad på 100NOK tillkommer. En ändringsorder skapas med ett orderbelopp på 100 NOK, och det totala orderbeloppet som summeras på den ursprungliga ordern och ändringsordern är 1100 NOK. 

Varje ändringsorder från Sharefox kommer att rapporteras som en ny, separat order i bokföringsfilen. Den ursprungliga ordern och en ändringsorder kan kopplas samman genom värdet Bokningsreferens. Denna referens gör det möjligt för användare att leta upp den ursprungliga ordern i Sharefox och att enkelt hitta de anslutna orderna.

Samma system används när en order annulleras eller raderas. Den ursprungliga ordern raderas aldrig, men en ny ändringsorder med samma orderbelopp och med motsatt tecken skapas. Summan av dessa två order blir noll.

Obetalda eller delvis betalda order

Order som är delvis betalda eller inte betalda i Sharefox kommer att exporteras till bokföringsfilen så länge som orderns skapandedatum ligger inom det datumintervall som valdes när filen skapades. Beställningarna kommer att ha ett betalningsbelopp på sig som indikerar de betalningar som gjorts, om några. 

Vanligtvis kommer alla beställningar som behandlas via onlinebetalningsgateways Nets, Stripe etc. redan att vara fullt betalda.

Order som inte betalas direkt via Sharefox, t.ex. Admin-order som skapats med betalningsmetod Kasse eller Faktura, kommer att behöva hanteras som sådana av en revisor när/om någon betalning erhålls.

Se även hur du mappar betalningstyper och tilldelar produkter