Hur fungerar Fortnox bokföringsintegration?

Integrationen mellan Fortnox och Sharefox kommer att göra det möjligt för Admin-användare att automatiskt skicka order som skapats i Sharefox (antingen betalda online eller inte) eller fakturadokumentation till Fortnox. Dessutom kommer Sharefox att skapa kunden i Fortnox om den inte finns ännu baserat på data från Sharefox och ordern.

Sharefox kommer att använda en eller flera produkter i Fortnox för att definiera hur bokföring görs. Produktinställningen i Fortnox definierar vilket försäljningskonto som ska användas, förutom momskoder och relaterade inställningar. Det är möjligt att mappa olika Sharefox-produkter till specifika Fortnox-produkter, vilket möjliggör större granularitet i redovisningen av bokföringsorder.

Produktinställningen kommer att användas för alla ordrar och Sharefox kommer att se till att varje orderrad som skapas innehåller beskrivande text som ger mer information om uthyrningen, inklusive typ av produkt i Sharefox och när uthyrningen ägde rum.

Denna artikel omfattar:

• Hur ställer jag in din Fortnox-integration?
• Hur skickar jag beställningar till Fortnox?
• Vad händer i Fortnox?
• Hur skickar jag ett fakturaunderlag till Fortnox?

Hur ställer jag in din Fortnox-integration?

Först måste du se till att du redan har ett Fortnox-konto eller att registrera dig på deras webbplats genom att köpa ett av de tillgängliga paketen.

Kontakta då oss på Support för att få en offert och aktivera denna premiumintegration.

Fortsätt sedan genom att följa de tre steg som anges nedan.

Steg 1: Skapa en eller flera uthyrningsprodukter i Fortnox

Alla order och fakturor som skapas av Sharefox kommer att använda dessa produkter.

• Definiera alla nödvändiga inställningar, inklusive bokföringsinformation och produktgrupper i Fortnox
• Det är möjligt att ställa in specifika produkter eller bara en generisk "uthyrningsprodukt" eller en blandning och sedan mappa Sharefox-produkterna till dessa. Sådana produkter kommer att användas för alla Sharefox-skapade beställningar och fakturor, och var och en kommer att få individuella orderrader med text som beskriver uthyrningen och uthyrningstiden

För att skapa produkter i Fortnox navigerar du till Artiklar genom att klicka på Register uppe till höger och välja Artiklar från listan. Väl på artikelsidan trycker du på knappen Skapa ny och fyller i de obligatoriska fälten (minimum: Artikel-ID, Namn, Pris).

Exempel på en enkel, generisk hyresprodukt:

När dessa steg är slutförda, fortsätt med att ställa in produktmappningen i Sharefox under Admin under Inställningar ▸ Integration ▸ Bokföring . Se denna hjälpartikel (avsnitt "Produktmappning") som beskriver processen.

Steg 2: Ställ in mappning av betalningsmetod

Följ denna hjälpartikel (avsnitt "Kartläggning av betalningsmetoder") för att definiera dina anslutningar för betalningsmetoder i Inställningar ▸ Integration ▸ Bokföring . Följande konfiguration rekommenderas:

• Kort: Mappad till betalningsmetoden CARD i Fortnox
• Faktura: Kopplad till betalningsmetoden INVOICE i Fortnox
• Kasse: Kopplad till betalningsmetoden CASH i Fortnox
• Följ samma mönster för att definiera nya mappningar för ytterligare betalningsmetoder som är inställda på din Sharefox-webbplats

Observera att Fortnox-värdena är skiftlägeskänsliga (alla versaler).

Steg 3: Aktivera att fakturor skapas automatiskt

För att kunna skapa order i Fortnox och omvandla dem till kontantfakturor (exempel: vid onlinebetalda order) måste ytterligare en Fortnox-inställning ändras:

Alternativet heter "Välj "Leverans sker" automatiskt när du skapar fakturan " och finns i Fortnox orderinställningar:

• När du har loggat in på ditt Fortnox-konto hittar du ikonen Inställningar längst upp i fältet. Klicka på den och välj "Offert/Order". Detta bör öppna en popup med en uppsättning alternativ. Scrolla ner för att hitta avsnittet Lager och ändra alternativet "Välj "Leverans utförd" automatiskt när du skapar faktura" från OFF till ON (se skärmdump nedan)

Installationen är nu klar och du bör kunna skicka order till Fortnox vid behov.

Hur skickar jag beställningar till Fortnox?

Fortnox bokföringsintegration fungerar med modulen Admin Orders och Admin Reports i Sharefox. Beställningar som skapats i Sharefox kan överföras till Fortnox enligt beskrivningen nedan.

Hur initierar jag orderöverföringen?

När du har order i Sharefox och vill överföra dem till Fortnox, för en viss tidsperiod, kan du göra det genom att följa dessa steg:

• Gå till Admin Reports och välj fliken Accounting Data
• Välj den aktuella tidsperioden och ställ in fältet Typ på Fortnox
• Välj tid Filter metod som du vill använda:
  • Efter leveransdatum: Detta filtrerar endast order som har ett leveransdatum inom den valda tidsperioden (t.ex. förra veckan). Detta kan inkludera beställningar som gjorts före den valda tidsperioden
  • Efter orderdatum: Detta filtrerar endast order som har ett orderläggningsdatum inom den valda tidsperioden. Detta kan inkludera ordrar med leveransdatum efter den valda tidsperioden
  • Anmärkning: Det vanligaste filtret att använda är "Efter leveransdatum". Det rekommenderas att vara konsekvent med den filtreringsmetod som används från en rapporteringsperiod till en annan, för att säkerställa att alla order slutligen skickas
• Valfritt: Avmarkera "Inkludera order med betalningsmetod Faktura" endast om du aktivt använder Sharefox faktureringsfunktion (se mer information i nästa avsnitt)

• Klicka på Skicka data

  

Första gången kommer du att bli ombedd att logga in på ditt Fortnox-konto, följ instruktionerna. Autentiseringen kommer att lagras i cirka 30 dagar, varefter du kan behöva logga in igen med samma procedur.

Du kommer att få ett bekräftelsemeddelande om att beställningarna har skickats (t.ex. "5 av 5 beställningar har skickats") eller mer information om någon av beställningarna inte har skickats (t.ex. vid fel eller dubbletter - om beställningar har skickats tidigare)

Valfritt alternativ: Använda Sharefox faktureringsfunktion parallellt

Om du använder Sharefox Invoicing-funktionen parallellt, bör du avmarkera alternativet "Inkludera order med betalningsmetod Faktura", för att undvika att skicka innehåll för samma order två gånger. Läs mer om hur du skickar fakturaunderlag till Fortnox här.

Vad händer i Fortnox?

Systemet kommer automatiskt att utföra följande steg i tur och ordning:

1. Hitta rätt kund: Systemet kommer att kontrollera i Fortnox om kunden för den aktuella ordern finns genom att söka på e-post eller organisationsnummer (om kunden är en företagskund)
   1. Om kunden inte finns, skapas en ny kund i Fortnox
   2. Om kunden finns, kommer kunddata att uppdateras i Fortnox (om några ändringar gäller)
2. Generera en ny order i Fortnox (och om konfigurerat, en faktura)
   1. En orderartikel rad kommer att genereras för varje uthyrd produkt eller orderrad i Sharefox
      1. Exempel. En beskrivning av en orderartikel kan se ut så här: Traktor (2022-01-10 - 2022-01-12)
      2. Den konfigurerade produktmappningen kommer att användas för att mappa till rätt produkter i Fortnox
   2. Beroende på Betalningsmetod i Sharefox följande standardmappning kommer att gälla:
      1. En beställning betald online i Sharefox:
         1. Kommer att mappas till en kontantfaktura i Fortnox med betalningsmetod kort
         2. Fakturan kommer att vara inställd som Betald som standard
      2. En order med en Fakturans betalningsmetod i Sharefox:
         1. Kommer endast att få en order skapad i Fortnox
         2. Chefen kan redigera ordern innan den slutliga fakturan utfärdas
      3. En order med någon annan betalningsmetod i Sharefox:
         1. Kommer att få en kontantfaktura skapad i Fortnox
         2. En avancerad Betalningsmetoden kommer att väljas baserat på den mappning som definieras under installationen (t.ex. AG Direct Debit)
         3. Fakturan kommer inte att markeras som betald
   3. En avancerad kartläggning av betalningsmetoder logik kan vid behov konfigureras för ditt företag. Följande fastigheter kan justeras för varje Sharefox betalningsmetod:
      1. Skapa faktura: Ja / Nej
      2. Faktureringstyp: Faktura / Kontant
      3. Betalningsmetod: t.ex. AG Direct Debit eller något annat värde som accepteras av Fortnox
      4. Markera som betald: Ja / Nej
      5. Fördröjning av förfallodatum: En fast fördröjning kan ställas in (räknat i dagar från orderläggningsdatum)
3. Hitta och tilldela användarvillkor: Systemet kommer att kontrollera i Fortnox om det finns befintliga användarvillkor för kunden eller tilldela ett standardvärde

Hur skickar jag fakturaunderlag till Fortnox?

Du kanske bara vill använda Fortnox integration för att skicka fakturaunderlag till ditt bokföringssystem, eller använda den i kombination med att skicka betalda beställningar online. Båda sätten fungerar.

Denna hjälpartikel beskriver hur du skapar och skickar ett fakturaunderlag från Sharefox till ditt bokföringssystem:

• Fakturering: Hur fungerar faktureringen?

Den order/faktura som skapas i Fortnox kommer att följa samma inställningar för mappning av data i Fortnox som beskrivs i detta avsnitt:

• Vad händer i Fortnox?