Så här meddelar du servicepersonal om bokningar
Problem
I allmänhet kan man ställa in aviseringar, där chefen eller kunden får meddelande om en bokning, givet många olika parametrar.
Samtidigt vill du i vissa fall att någon annan person ska få ett meddelande om att deras tjänst har bokats. Läs vidare för att lära dig mer om detta:
Exempel:
Du har en tjänst som "Städning", vid sidan av din uthyrningsverksamhet. När någon bokar produkten "Städning" vill du att städpersonalen (kanske ett tredjepartsföretag) ska informeras om att de har bokats in för en viss tid.
Lösning alternativ 1
- Logga in på din e-postleverantör för den e-posttjänst som du använder för att få en kopia av kundkvittona.
- Tips: Det är den e-postadress som du kan se användas i Inställningar -> E-postkommunikation -> Sändningsadress
- Framåt de e-postmeddelanden du får som innehåller namn på tjänsteprodukten, till servicepersonalens e-postadress(er)
- Exempel: OM du får ett e-postmeddelande som innehåller orden "Rengöring" OCH ämnet är "Kvitto" SÅ vidarebefordra e-postmeddelandet till hi@mycleaningcontractor.com
Lösning alternativ 2
- Om du har en tjänsteprodukt där flera skulle klara jobbet, kan du överväga den här mer avancerade lösningen:
- Skapa en inventarieförteckning artikel för varje person, för din tjänsteprodukt.
- T.ex. "Sarah L - Anställd 5007", "Paul T - Anställd 5008"
- Skicka ett e-postmeddelande till ssupportsharefox.co och be om att "automatisk tilldelning" ska slås på
- Detta gör att systemet automatiskt kan allokera lagerartiklar till en bokad produkt, baserat på vad som finns tillgängligt.
- Det kommer också att göra så att de kvitton som skickas till din kund och den kvittokopia som skickas till en av dina e-postadresser kommer att ha lager-ID i den.
- Skapa manuella beställningar för internbokningar för när var och en av servicepersonalen inte är tillgänglig för bokning. Detta kommer att säkerställa att de inte kan bokas av kunder under dessa tider.
- Följ stegen i "Lösningsalternativ 1" och skapa ett e-postfilter per person.
- Du skulle då för var och en av dessa låta de utlösande nyckelorden vara t.ex. "Sarah L - Anställd 5007" (ID för inventeringen) och vidarebefordra e-postmeddelandet till e-postadressen för denna person.
- Skapa en inventarieförteckning artikel för varje person, för din tjänsteprodukt.
Tips
- Om du aktiverar sådan vidarebefordran av e-post kan det ofta vara klokt att inkludera en mening om att servicepersonal från tredjepartstjänster kan få tillgång till orderinformationen i dina allmänna villkor.
- Det är också möjligt för Sharefox support att skapa en ny användare, som (endast) har tillgång till schemamodulen. På så sätt kan städ-/servicepersonal få en överblick över vad som kommer att hända när.